Wirtschaftsprüfer- Unternehmens- und Steuerberater

Die Abzugsfähigkeit für Repräsentationsausgaben ist gelockert und vereinfacht worden; dies gilt insbesondere auch für die Weihnachtsgeschenke. Im Bereich der MwSt verbleibt allerdings noch eine kritische Anwendung. Die Vorsteuer für Weihnachtsessen ist abzugsfähig.

Aus der Sicht der Einkommensteuern ist die Behandlung der Repräsentationsausgaben sicher einfacher geworden. Aufgrund der neuen Definition und Abgrenzung (die Veröffentlichung der entsprechenden Verordnung war bei Redaktionsschluss noch ausständig) sind die Ausgaben, soweit sie die angeführten Schwellen nicht übersteigen, sofort und für den gesamten Betrag im Geschäftsjahr abzugsfähig. Wenn man aber die Neuerungen in der Praxis konkret am Beispiel der Weihnachtgeschenke erprobt, so zeigt sich immer noch ein äußerst komplizierter Anwendungsbereich; dies vor allem wegen der fehlenden Abstimmung zwischen Einkommensteuern und MwSt. Unter anderem hat man bei der MwSt zu unterscheiden zwischen eigener Handels- oder Produktionsware und Fremdware (nicht eigene Handels- oder Produktionsware).

Nachfolgend soll versucht werden, die steuerliche Behandlung der Weihnachtsgeschenke aus der Sicht der Einkommensteuern und der MwSt aufzuzeigen. Es ist dabei auch auf die Zielgruppe der Beschenkten zu achten: Damit die Ausgaben als Repräsentation gelten können, muss immer eine betriebliche Zugehörigkeit gegeben sein. Es braucht also eine, wenn auch nur mittelbare Zielsetzung im Bereich der Promotion bzw. Verkaufsförderung oder der Öffentlichkeitsarbeit. Dies ist sicherlich bei Weihnachtsgeschenken für Kunden und potenzielle Kunden gegeben, und wohl auch gegenüber Lieferanten, Geschäftsfreunden und Vertretern öffentlicher Behörden. Wenn aber diese Geschenke dem Eigenverbrauch dienen, für Gesellschafter oder Familienangehörige bestimmt sind, kann man nicht mehr von Repräsentation sprechen.

Um diese betriebliche Zugehörigkeit nachweisen zu können, sollte man Aufzeichnungen oder Unterlagen über die Begünstigten aufbewahren. Dies können Lieferscheine sein oder auch die Anweisungen an den Lieferanten, wenn die Geschenke und deren Auslieferung bei Dritten bestellt wird. Man hat schließlich auf den Marktwert der Gegenstände abzustellen. Geschenkpackungen sind immer als Einheit zu betrachten.

Hinsichtlich MwSt haben sich bei den Repräsentationsausgaben und den Weihnachtsgeschenken, trotz der neuen Definition für Zwecke der Einkommensteuern, keine Erleichterungen ergeben. Hier besteht nämlich eine eigene Regelung für die unentgeltlichen Lieferungen, wobei die erwähnte Unterscheidung zwischen eigener Handels- oder Produktionsware und Fremdware vorzunehmen ist.

Die unentgeltliche Abtretung eigener Handels- oder Produktionsware stellt grundsätzlich einen steuerbaren Umsatz dar. Die Vorsteuer ist zwar abzugsfähig, es besteht im Ausgang aber ein steuerbarer Umsatz. Man kann hier die Abwälzung der MwSt vermeiden, es ist dann aber eine Eigenrechnung auszustellen.

Bei der Fremdware (nicht eigene Handels- oder Produktionsware) ist grundsätzlich festzuhalten, dass die unentgeltliche Abtretung keinen Umsatz darstellt. Hinsichtlich Vorsteuerabzug ist mit Bezug auf den Stückwert zu unterscheiden, ob dieser über oder unter 25,82 Euro liegt. Bis zu dieser Schwelle ist die Vorsteuer abzugsfähig, auch wenn es sich um Lebensmittel oder Getränke handelt; über dieser Schwelle ist die Vorsteuer nicht abzugsfähig.

Bei den Einkommensteuern greifen nun die Erleichterungen aus der neuen Definition der Repräsentationsausgaben. Bei den Weihnachtsgeschenken ist allerdings zu prüfen, ob es sich - wie bereits erwähnt - tatsächlich um Repräsentation handelt und ob die entsprechenden Grundsätze der betrieblichen Zugehörigkeit und der Angemessenheit bestehen. Man sollte sich daher um einen entsprechenden Nachweis bemühen (z.B. Lieferschein, Adressenliste). Für die Freiberufler gilt die zusätzliche Voraussetzung, dass die Ausgaben für die Abzugsfähigkeit auch in der betreffenden Steuerperiode zu zahlen sind.

Die Repräsentationsausgaben sind innerhalb der vorgesehenen Schwellen zur Gänze in der Steuerperiode abzugsfähig. Die Schwelle wird in Staffelform anhand der Umsatzerlöse aus der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit berechnet: 1,3 % bei Umsatzerlösen bis zu 10 Mio. Euro; 0,5 % für Umsätze von 10 bis 50 Mio. Euro; 0,1 % für Umsätze über 50 Mio. Euro. Die Geschenke mit einem Stückwert bis zu 50 Euro (inkl. nicht abzugsfähige Vorsteuer) müssen bei der Berechnung dieser Schwelle nicht berücksichtigt werden. Die Finanzverwaltung kann allerdings - so der ausdrückliche Hinweis in der Verordnung über die Repräsentationsausgaben - Nachweise über diese geringwertigen Geschenke und die Empfänger verlangen. Man hat sich also auch aus dieser Sicht die nötigen Unterlagen zu verschaffen und aufzubewahren.

Die größte Vereinfachung und die Vorteile ergeben sich bei der Irap, zumindest für die Kapitalgesellschaften. Die Repräsentationsausgaben sind hier nämlich ohne Einschränkungen abzugsfähig. Ab 2008 wird die Irap nämlich allein aufgrund der GuV-Rechnung ermittelt, ohne die steuerlichen Einschränkungen in der Mehr-Weniger-Rechnung berücksichtigen zu müssen. Für Einzelunternehmen und Personengesellschaften gilt dies allerdings nur bei Anwendung der ordentlichen Buchhaltung und wenn binnen Oktober ausdrücklich für die Abrechnungsform der Kapitalgesellschaften optiert worden ist.

Die Finanzverwaltung ist seit jeher der Auffassung, dass die Vorsteuer für Weihnachtsgeschenke an das Personal nicht abzugsfähig ist (Entscheid Nr. 666305 vom 16. Oktober 1990). In der Doktrin wird dies bestritten, weil diese Aufwendungen im Grunde Personalkosten darstellen und weil ein funktionaler Zusammenhang zur Unternehmenstätigkeit besteht. Eine Kompromisslösung könnte darin bestehen, hier die gleiche Regelung wie für die anderen unentgeltlichen Lieferungen anzuwenden (vgl. obige Ausführungen).

Hinsichtlich Sachentlohnung und Lohnsteuer haben sich durch die Sommerverordnung 2008 (DL Nr. 93/2008) gravierende Einschränkungen ergeben. Die steuerfreien Zuwendungen bis zum Betrag von 258,23 Euro (auch in Geldwerten) zu festlichen oder anderen besonderen Anlässen sind gestrichen worden. Für die Weihnachtsgeschenke wurde allerdings ein Ausweg gefunden: Die Zuwendungen in Sachwerten sind nur dann steuerpflichtig, wenn sie insgesamt im Jahr den Sockelbetrag von 258,23 Euro übersteigen (Art. 51 Abs. 3 EESt; vgl. Rundschr. Nr. 59/E vom 22. Oktober 2008). Es ist nicht mehr vorgesehen, dass die Geschenke nicht nach Leistung oder Wertschätzung abgestuft werden dürfen oder dass sie allen Mitarbeitern gewährt werden müssen. Wenn allerdings der erwähnte Sockelbetrag zusammen mit anderen Zuwendungen im Laufe des Jahres überschritten wird, sind die gesamten Zuwendungen der Lohnsteuer zu unterwerfen.

Eine letzte Überlegung betrifft die Weihnachtsessen mit den Mitarbeitern. Unserer Ansicht nach handelt es sich hier um sogenannte gemeinnützige Personalausgaben (Art. 100 Abs. 1 EESt), die bis zu 0,5 Prozent der Personalkosten abzugsfähig sind; nicht hingegen um Repräsentationsausgaben, weil diese grundsätzlich auf Öffentlichkeitsarbeit und Verkaufsförderung ausgerichtet sind. In diesem Sinne ist also die Vorsteuer auf die Verabreichung von Speisen und Getränken abzugsfähig (als Repräsentation wäre die Vorsteuer nicht abzugsfähig). Sollten auch andere Personen am Weihnachtsessen teilnehmen, für die es sich unter Umständen um Repräsentation handelt, ist die Vorsteuer anteilig nicht abzugsfähig.

Es geht um Gegenstände mit einem Stückwert zwischen 25,82 und 50 Euro. Für die Fremdware (nicht eigene Handels- oder Produktionsware) ist die Vorsteuer bis zu einem Stückwert von 25,82 Euro abzugsfähig; darüber ist die Vorsteuer hingegen nicht abzugsfähig. In letzterem Fall ist die nicht abzugsfähige Vorsteuer offensichtlich als Aufwand zu berücksichtigen; der Stückwert bis zu 50 Euro ist also für Zwecke der Einkommensteuern inklusive MwSt zu berücksichtigen. Bei den Freiberuflern erübrigt sich die Aufteilung zwischen Stückwert über 25,82 und über 50 Euro, weil die Behandlung für Gegenstände mit Stückwert von mehr als 25,82 Euro immer gleich ist.